การลงรายการข้อมูลในระบบฯ ไม่ได้พิจารณาว่าโครงการจะดำเนินการแล้วเสร็จทุกขั้นตอนหรือดำเนินการถึงขั้นตอนใด แต่หน่วยงานจะลงรายการข้อมูลในระบบฯ ก็ต่อเมื่อ หน่วยงานฯมีการใช้จ่ายเงินหรือทรัพย์สินให้สื่อมวลชน (พิจารณาเวลาการจ่ายเงินฯ) จึงจะต้องมาลงรายการข้อมูลฯในระบบ ภายในสามสิบวันนับแต่วันที่มีการใช้จ่ายเงินหรือทรัพย์สินให้สื่อมวลชน โดยการลงรายการข้อมูลในระบบฯ จะต้องบันทึกข้อมูลทั้ง ๒ ส่วน คือ ๑. การเพิ่มข้อมูลโครงการ รายละเอียดข้อมูลโครงการและ ๒.การเพิ่มข้อมูลการเบิกจ่ายเงินด้วย
ระบบเปิดเผยข้อมูลการใช้จ่ายเงินหรือทรัพย์สินให้สื่อมวลชนด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์